Expediente electrónico y firma digital bajo la Ley 39/2015: cómo adaptarte sin perderte en el intento
Si eres autónomo o tienes una pyme, seguro que en algún momento te has sentido un poco perdido al enfrentarte a los trámites digitales con la Administración. No eres el único.
Cada vez es más habitual que en Assebaix nos consulten personas que, de repente, se encuentran con notificaciones electrónicas, plazos que no sabían que existían o documentos que deben firmar digitalmente… y no saben ni por dónde empezar.
Y es que desde que entró en vigor la Ley 39/2015, la gestión con las administraciones públicas ha cambiado por completo. El expediente electrónico y la firma digital se han convertido en la nueva normalidad.
Lo que antes implicaba ir a una ventanilla con papeles ahora se resuelve desde un ordenador o incluso desde el móvil. Pero eso no significa que sea más sencillo para todos.
En este artículo queremos explicarte, de forma cercana y práctica, qué son realmente el expediente electrónico y la firma digital, por qué son importantes y cómo podemos ayudarte para que todo esto no te quite tiempo ni te cause estrés.
¿Qué es un expediente electrónico y por qué importa?
Vamos a empezar por lo básico. Antes, cualquier trámite que hacías en una Administración se quedaba reflejado en un expediente físico, en papel. Era ese montón de folios, copias, sellos y firmas que guardaban en una carpeta.
Ahora todo eso es digital. El expediente electrónico es el conjunto de todos los documentos y gestiones relacionados con un trámite, pero en formato digital.
Ahí se almacenan las solicitudes, los escritos, las resoluciones y, por supuesto, todas las comunicaciones oficiales. Es la nueva forma que tiene la Administración de organizar la información… y de comunicarse contigo.
Si eres autónomo, tienes una pyme o incluso gestionas una comunidad de vecinos, casi con toda seguridad ya estás obligado a relacionarte con la Administración por esta vía digital.
Y aquí es donde mucha gente se queda bloqueada. Porque aunque parezca sencillo, lo cierto es que los errores son frecuentes, y un pequeño despiste puede traer problemas.
La firma digital: tu DNI online
Para poder operar dentro de este expediente electrónico necesitas identificarte. Y no vale cualquier cosa: necesitas una firma digital. Es tu manera de demostrar quién eres en el mundo online, con plena validez legal.
Aquí es donde entran los certificados digitales o los sistemas como Cl@ve. Con ellos puedes acceder a las sedes electrónicas de Hacienda, la Seguridad Social, el Ayuntamiento… y firmar documentos con la misma validez que si lo hicieras en persona, con un bolígrafo en la mano.
Pero, y esto es importante, que algo se firme digitalmente no significa que sea menos serio. Un contrato firmado electrónicamente tiene exactamente la misma fuerza legal que uno firmado en papel.
Lo mismo ocurre con cualquier notificación o trámite. Por eso, saber bien qué estás firmando y qué consecuencias tiene es fundamental.
Los problemas más frecuentes (y cómo evitarlos)
En nuestro día a día en Assebaix, vemos que muchas personas tropiezan siempre en los mismos puntos. Algunos presentan documentos pero no los firman digitalmente de forma correcta.
Otros reciben notificaciones electrónicas que nunca llegan a leer porque no saben que tienen una Dirección Electrónica Habilitada (DEH) donde la Administración les deja los avisos. Y también ocurre mucho que se olvidan de renovar el certificado digital y se quedan bloqueados en el peor momento.
Todos estos errores no solo generan estrés. Pueden tener consecuencias reales: sanciones por no responder a tiempo, pérdida de ayudas o problemas legales por no seguir el procedimiento adecuado.
Por eso es tan importante entender que, aunque la tecnología facilite las cosas en apariencia, sigue siendo obligatorio cumplir plazos, formalidades y pasos legales. Aquí es donde contar con un equipo que te acompañe y te guíe marca la diferencia.
¿Y qué pasa si no me adapto?
No es raro que algunas personas piensen: “Total, siempre lo he hecho en papel, ¿por qué cambiar?”. El problema es que, desde hace años, la relación electrónica con la Administración no es opcional en muchos casos: es obligatoria. Y no adaptarse puede tener consecuencias importantes.
Imagina que pides una ayuda pública. La resolución no te llegará por carta a casa. Llegará a tu buzón electrónico. Si no lo consultas a tiempo, puedes perderla. O puede que Hacienda te envíe un requerimiento que no ves y termines con una multa. O que no puedas presentar un escrito porque tu firma digital ha caducado y no lo sabías.
En Assebaix hemos visto muchos casos como estos. Y lo cierto es que todos se habrían podido evitar con un poco de información y, sobre todo, con un acompañamiento profesional.
¿Cómo podemos ayudarte en Assebaix?
Aquí es donde queremos ponértelo fácil. En Assebaix no solo nos encargamos de los trámites: te acompañamos desde el principio para que no tengas que preocuparte.
Te ayudamos a obtener o renovar tu firma digital. Revisamos contigo cada documento antes de que lo presentes para asegurarnos de que todo está correcto. Gestionamos las notificaciones electrónicas por ti o te enseñamos a revisarlas para que no se te pase nada.
Y sobre todo, te explicamos cada paso con palabras sencillas, sin tecnicismos innecesarios.
Porque entendemos que no todo el mundo tiene por qué saber de leyes digitales o de procedimientos administrativos. Pero sí mereces poder cumplir con tus obligaciones sin miedo a cometer errores que te puedan costar caro.
Un caso típico que puede ayudarte a visualizarlo
Piensa en una pequeña empresa familiar que solicitó una ayuda para digitalización. Recibió la notificación por vía electrónica, pero nunca la abrió. No porque no quisiera, sino porque no sabía que existía ese buzón digital o no entendía cómo acceder. Al final, perdió la ayuda por no haber contestado a tiempo.
Este tipo de situaciones se repiten más de lo que imaginas. Y con algo de asesoramiento adecuado se pueden evitar.
No se trata solo de trámites, se trata de tranquilidad
La Ley 39/2015 ha cambiado las reglas del juego. La Administración está digitalizada y exige que tú también lo estés. Pero eso no significa que tengas que hacerlo solo o que tengas que convertirte en un experto en expedientes electrónicos o firma digital.
En Assebaix queremos que te concentres en lo que sabes hacer: gestionar tu negocio, atender a tus clientes, vivir tu vida. De los trámites nos ocupamos nosotras.
Y si lo que quieres es aprender a hacerlo tú mismo pero con la tranquilidad de tener a alguien que te respalde cuando tengas dudas, también te acompañamos.
La tecnología ha venido para quedarse, pero tu tranquilidad no tiene por qué perderse en el camino.
Si todo esto te suena y no sabes por dónde empezar, escríbenos. Hablamos, te explicamos sin compromiso y te ayudamos a adaptarte, paso a paso.
