Digitalización contable y cloud en gestorías locales

Llevar al día la contabilidad sigue siendo una carga para muchas pequeñas empresas. No por falta de ganas ni de profesionalidad, sino porque aún dependen de hojas de Excel, facturas en PDF y carpetas que van y vienen por correo electrónico.

Desde nuestra gestoría contable, lo vemos a diario: procesos que podrían automatizarse siguen haciéndose manualmente, robando tiempo y generando errores que después cuestan dinero.

Pero no se trata de dar un salto al vacío, ni de cambiar por cambiar. Se trata de entender que hay formas más simples y seguras de tener el control. Herramientas digitales que te permiten facturar, conciliar, revisar tus cuentas y tomar decisiones sin esperar a final de trimestre.

Y sí, son accesibles, aunque no tengas un departamento financiero.

Te lo contamos paso a paso en esta guía.

¿Por qué digitalizar tu contabilidad ahora y no más adelante?

La gestión contable de las pymes está a las puertas de un cambio normativo importante. La Ley Crea y Crece obliga progresivamente a emitir factura electrónica en todas las relaciones entre empresas y autónomos.

Además, la Agencia Tributaria ya ha avanzado en su proceso de digitalización para facilitar el cruce de datos, la supervisión de modelos y la automatización de notificaciones tributarias.

No es opcional: el entorno fiscal está cambiando, y adaptarse a tiempo es una decisión estratégica, no solo técnica.

Pero los beneficios van más allá del cumplimiento normativo. Según el último informe del Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI), las pymes que adoptan procesos digitales —incluida la contabilidad en la nube— experimentan mejoras significativas en eficiencia y competitividad. Por ejemplo:

• La digitalización de servicios y procesos ha contribuido al crecimiento del PIB entre un 21 % y un 28 % en 2024-2025.
• Además, muchas empresas que han automatizado áreas como la facturación y contabilidad han reportado reducciones entre un 15 % y un 30 % en costes administrativos solo en el primer año.

En términos prácticos, esto significa: menos errores en modelos, conciliaciones automáticas, datos disponibles en tiempo real… y más horas útiles para centrarte en tu negocio, no en cuadrar papeles.

Cómo migrar tu contabilidad a soluciones cloud paso a paso

Imagínate que estás revisando tus cuentas y, como cada mes, vuelves a encontrarte con el mismo caos: facturas sueltas en PDF, tickets de gastos en el móvil, hojas de Excel que nadie sabe quién actualizó y correos reenviados con adjuntos que no siempre coinciden.

No es que estés haciendo algo mal, pero es probable que estés dedicando mucho tiempo a tareas que podrías tener automatizadas. Lo primero que hay que hacer es evaluar en qué punto estás.

1. Evalúa tu sistema actual y tus necesidades

¿Sabes en tiempo real cuánto estás facturando o cuánto debes pagar este trimestre? ¿Tu equipo comparte la misma hoja de cálculo o cada uno lleva sus números por separado?

Antes de plantearte ningún cambio, es fundamental que identifiques cómo gestionas ahora mismo tu contabilidad, y qué necesitas mejorar. No se trata de implantar software por implantar, sino de saber qué procesos necesitas optimizar:

• Emisión de facturas.
• Control de gastos.
• Conciliación bancaria.
• O simplemente tener los impuestos al día.

Muchas veces, cuando acompañamos a empresas desde Assebaix en este tipo de procesos, el primer alivio llega solo con poner orden. El objetivo no es que te conviertas en contable, sino que tengas visibilidad sobre tu negocio y puedas tomar mejores decisiones. Eso ya marca una gran diferencia.

2. Elige una herramienta cloud adaptada a tu negocio

No se trata de usar una herramienta más o menos popular, sino una que se ajuste a cómo trabajas. Por ejemplo:

• Holded funciona genial si haces gestión de proyectos, control de stock o tienes equipo comercial. Es visual, permite integrar facturas, bancos y clientes en un solo sitio.
• Quipu encaja mejor si necesitas facilitar la conexión directa con tu asesoría contable, porque genera automáticamente los libros de IVA o IRPF y facilita la presentación de modelos.
• Debitoor puede ser útil si eres autónomo o tienes pocos empleados y facturas de forma sencilla.

La clave es evaluar el tamaño de tu operación, cuánto implicará la carga de datos y quién la va a revisar cada mes.

En cualquier caso, no se trata de probarlas todas, sino de elegir una con la que te sientas cómodo y puedas crecer. Lo ideal es que te acompañe durante años, no que sea un parche momentáneo.

3. Define quién se encargará de qué: tú, tu equipo o tu gestoría

Aquí es donde muchas pymes se agobian. ¿Tengo que hacerlo todo yo ahora? ¿Quién se va a encargar de revisar esto cada mes? Tranquilo.

La digitalización no significa que asumas tareas que no te tocan, sino que tengas un sistema claro en el que cada uno sepa qué hacer.

Lo más habitual es trabajar con un modelo híbrido: tú y tu equipo subís las facturas, clasificáis los gastos y conectáis la cuenta bancaria; y tu gestoría contable se encarga de revisar, cerrar el mes y presentar los modelos.

Todo desde la misma plataforma, sin cadenas de correos, sin papeles escaneados, sin llamadas de última hora.

Con este enfoque, tu contabilidad fluye. No desaparecen las obligaciones, pero sí la sensación de estar apagando fuegos cada trimestre.

4. Migra la información con orden

Una vez has elegido la herramienta y sabes cómo te vas a organizar, toca migrar tus datos. Y aquí es donde más dudas surgen:

• ¿Y si pierdo algo?
• ¿Cómo paso toda la información de este año?
• ¿Y las facturas de mis clientes habituales?

La clave está en hacerlo de forma progresiva, con orden, y si es posible, con acompañamiento. La mayoría de plataformas permiten importar facturas en bloque, subir bases de datos de clientes y proveedores, e incluso conectar bancos para recuperar los movimientos de los últimos meses.

En Assebaix, cuando acompañamos estos procesos, solemos empezar por un trimestre piloto: migramos los datos de los últimos tres meses, los revisamos contigo, y luego damos el salto completo.

Eso te permite ver cómo funciona la herramienta sin riesgo, y adaptar tu operativa sin sorpresas. Porque sí, cambiar da respeto, pero hacerlo con orden y guía es perfectamente viable. Y créeme, una vez lo haces, no vuelves atrás.

Casos prácticos: cuando digitalizar no solo ahorra tiempo, también da tranquilidad

Hablar de digitalización puede sonar abstracto… hasta que ves cómo cambia las cosas en la práctica. Aquí tienes dos situaciones muy comunes —que seguramente te resulten familiares— y cómo se resolvieron al integrar herramientas cloud con una buena gestoría contable.

Caso 1: Cuando dejar el Excel supuso recuperar el control

Manuel es fisioterapeuta autónomo. Llevaba años apuntando sus ingresos y gastos en una hoja de cálculo y guardando las facturas emitidas en una carpeta compartida. A final de cada trimestre, le mandaba todo a su gestoría por correo electrónico y esperaba a que le dijeran cuánto debía pagar.

El problema era que nunca sabía realmente cómo iba su negocio hasta que ya era tarde. En algunos trimestres, se encontró con pagos que no esperaba porque no tenía una visión clara de lo que ingresaba, gastaba o debía provisionar. Y todo eso le generaba una ansiedad innecesaria.

En una sesión de revisión, su gestoría le propuso integrar Debitoor, una plataforma pensada para autónomos que quieren emitir facturas, registrar gastos y ver en todo momento su saldo fiscal estimado.

La implementación fue sencilla: en dos semanas tenía conectadas sus cuentas bancarias, su facturación automatizada y podía consultar desde el móvil cuánto llevaba facturado ese mes. El papel de la gestoría contable se mantuvo, pero ahora el trabajo era más ágil y transparente.

Lo que antes era incertidumbre, ahora es previsión. Manuel ya no se siente fuera del juego en la gestión de su propio negocio.

Caso 2: Cuando tres socios por fin vieron lo mismo al mismo tiempo

Imagina a una pyme de marketing digital, ficticiamente llamada Creativa Estudio S.L., con tres socios que tomaban decisiones económicas… a partir de hojas sueltas, WhatsApps y sensaciones.

Cada uno manejaba sus propios números, y no siempre estaban actualizados. Las reuniones financieras eran caóticas, y a menudo se enteraban de retrasos en pagos o problemas de liquidez cuando ya había consecuencias.

Al plantearse crecer e incorporar nuevos servicios, se dieron cuenta de que no podían seguir así. Con apoyo de su gestoría, decidieron migrar a Holded, una herramienta muy visual que integra facturación, bancos, gastos, clientes y hasta gestión de tareas.

El cambio fue estratégico: la gestoría contable configuró la plataforma y acompañó la transición. Ahora, cada socio tiene acceso a los mismos datos en tiempo real, pueden tomar decisiones con base sólida y las declaraciones fiscales no se preparan “a ciegas”, sino con visión clara del trimestre.

Lo que antes eran decisiones descoordinadas, hoy son planes de acción compartidos.

Ambos casos muestran que digitalizar no es solo cuestión de tecnología. Es recuperar tiempo, reducir errores y —sobre todo— tener la tranquilidad de saber qué pasa en tu empresa, con acompañamiento profesional.

¿Cómo saber si este cambio es para ti?

A veces, lo que necesitas no es una gran auditoría contable para saber si ha llegado el momento de digitalizar.

Basta con parar dos minutos y hacerte unas preguntas clave. Si al menos tres de ellas te resuenan como un “sí” rotundo, lo más probable es que estés sosteniendo un sistema que ya no te está dando lo que necesitas.

• ¿Llevas tus cuentas usando varios canales a la vez —correo, WhatsApp, carpetas compartidas y hojas de Excel— y aún así sientes que se te escapan cosas?
• ¿Cuándo piensas en lo que te deben los clientes no puedes dar una cifra clara y actualizada?
• ¿Tu gestoría tarda semanas en devolverte información clave o tú mismo tienes que perseguirlos cada vez que necesitas un dato?
• ¿Empiezas a preocuparte por si estás cumpliendo (o no) con las nuevas exigencias como la factura electrónica?
• ¿Notas que pasas demasiado tiempo en tareas administrativas y cada vez menos en hacer crecer tu negocio?

No hace falta que levantes la mano en alto. Si has respondido afirmativamente a tres o más, ya tienes una señal clara: el sistema actual te está haciendo perder eficiencia, visión y, probablemente, oportunidades. Y eso no es sostenible a medio plazo.

La buena noticia es que no necesitas transformarlo todo de golpe, ni hacerlo solo. Con el acompañamiento adecuado y una gestoría contable que ya trabaje en digital, puedes avanzar a tu ritmo, pero con paso firme.

¿Por dónde empiezo hoy?

No necesitas tomar todas las decisiones ahora mismo. De hecho, muchas veces lo más útil es simplemente revisar en qué punto estás y hacia dónde quieres ir.

Si ya usas alguna herramienta digital pero no estás seguro de si la estás aprovechando bien, la revisamos contigo y te decimos si hay margen de mejora.

Si estás empezando desde cero y te abruma el proceso, no pasa nada: te orientamos paso a paso, sin prisa pero sin dejarlo para siempre.

Y si te cuesta elegir entre tantas opciones, también podemos ayudarte a decidir cuál encaja mejor con tu actividad y tu forma de trabajar. Sin tecnicismos. Sin presión.

En Assebaix, creemos que digitalizar no es hacer más. Es hacerlo más fácil.

Escríbenos y empezamos cuando tú quieras.